Syarat dan Ketentuan Penggunaan Layanan e-Litigasi

Definisi

e-Litigasi: platform perangkat lunak berbasis Software as a Service (SaaS), website, PWA, aplikasi, dan/atau teknologi lain yang disediakan Pengelola untuk membantu pengelolaan perkara dan kegiatan operasional kantor hukum.

Pengelola: PT SMART WORK PRODUCTION.

Tenant: kantor hukum, advokat, badan hukum, badan usaha, organisasi, atau pihak lain yang memiliki lingkungan penggunaan tersendiri dalam e-Litigasi.

Pengguna: individu yang memperoleh hak akses ke e-Litigasi melalui suatu Tenant.

Administrator Tenant: Pengguna yang diberi kewenangan administratif untuk mengatur Tenant, Pengguna, peran, serta hak akses.

Akun: identitas elektronik yang digunakan Pengguna untuk mengakses e-Litigasi.

Data Tenant: seluruh data, informasi, dokumen, catatan, data perkara, data klien, data keuangan, invoice, agenda, tugas, surat, korespondensi, dan informasi lain yang dimasukkan, dibuat, diunggah, disimpan, atau diproses melalui e-Litigasi oleh atau untuk Tenant.

Data Pribadi: data mengenai orang perseorangan yang teridentifikasi atau dapat diidentifikasi secara tersendiri atau dikombinasi dengan informasi lain sesuai peraturan perundang-undangan.

Layanan: seluruh fitur dan fasilitas yang tersedia melalui e-Litigasi.

Paket Berlangganan: jenis layanan yang dipilih Tenant berdasarkan fitur, kapasitas, jumlah Pengguna, masa aktif, dan ketentuan komersial tertentu.

Informasi Rahasia: informasi yang berdasarkan sifat, isi, atau keadaannya patut dianggap rahasia, termasuk Data Tenant, data perkara, data klien, dokumen hukum, strategi penanganan perkara, informasi finansial, kredensial sistem, dan informasi internal Para Pihak.

Ruang Lingkup Layanan

e-Litigasi menyediakan sistem untuk membantu digitalisasi dan pengelolaan kegiatan kantor hukum. Layanan dapat meliputi monitoring dan manajemen perkara, pengelolaan klien, agenda, tugas, dokumen, invoice, transaksi, laporan, register surat, notifikasi, activity log, pengelolaan Pengguna dan hak akses, serta fitur lain yang tersedia dari waktu ke waktu.

Ketersediaan fitur, kapasitas penyimpanan, jumlah Pengguna, jumlah perkara, dan fasilitas lainnya dapat berbeda menurut Paket Berlangganan. Pengelola dapat mengembangkan, menambah, memperbarui, menyempurnakan, atau mengubah fitur untuk keamanan, kepatuhan hukum, peningkatan performa, dan keberlangsungan layanan.

Pendaftaran Tenant

Calon Tenant wajib memberikan informasi yang benar, akurat, lengkap, dan dapat dipertanggungjawabkan. Pihak yang mendaftar atas nama kantor hukum atau organisasi menyatakan memiliki kewenangan untuk melakukan pendaftaran dan memberikan persetujuan terhadap Syarat dan Ketentuan ini.

Pengelola dapat melakukan verifikasi dan berhak menolak, menangguhkan, atau membatalkan pendaftaran apabila terdapat indikasi identitas palsu, penyalahgunaan, pelanggaran hukum, atau risiko terhadap keamanan layanan.

Akun dan Hak Akses

Administrator Tenant bertanggung jawab atas penambahan, perubahan, penonaktifan, dan pencabutan akses Pengguna serta pengaturan peran dan kewenangan di dalam Tenant.

Setiap Pengguna wajib menjaga kerahasiaan kredensial, menggunakan akun hanya untuk kepentingan yang sah, dan tidak memberikan akses kepada pihak yang tidak berwenang. Aktivitas akun dapat dicatat untuk kebutuhan keamanan, audit trail, dukungan teknis, dan kepatuhan.

Sistem Multi-Tenant dan Pemisahan Data

e-Litigasi menggunakan arsitektur multi-tenant. Setiap Tenant memiliki lingkungan data dan hak akses tersendiri. Pengelola akan menerapkan mekanisme teknis dan organisasional yang wajar untuk mencegah akses lintas Tenant tanpa kewenangan.

Pengguna hanya dapat mengakses data sesuai Tenant, peran, dan kewenangan yang diberikan. Pengguna dilarang mencoba mengakses data Tenant lain atau data yang berada di luar kewenangannya.

Hak atas Data Tenant

Hak atas Data Tenant tetap berada pada Tenant dan/atau pihak yang secara hukum berhak atas data tersebut. Penggunaan e-Litigasi tidak mengalihkan hak atas Data Tenant kepada Pengelola.

Pengelola hanya memproses Data Tenant sejauh diperlukan untuk menyediakan, menjalankan, memelihara, mengamankan, mencadangkan, mendukung, dan mengembangkan layanan secara sah, serta untuk memenuhi kewajiban berdasarkan peraturan perundang-undangan.

Kerahasiaan Data Perkara dan Informasi Tenant

Pengelola memahami bahwa Data Tenant dapat memuat informasi yang sangat rahasia, termasuk identitas klien, data perkara, alat bukti, dokumen hukum, korespondensi, strategi penanganan perkara, informasi keuangan, invoice, dan dokumen internal kantor hukum.

Pengelola wajib mengambil langkah yang wajar untuk menjaga kerahasiaan dan keamanan Informasi Rahasia. Pengelola tidak menjual Data Tenant.

Pengungkapan Informasi Rahasia hanya dilakukan sejauh diperlukan untuk penyelenggaraan layanan, berdasarkan instruksi atau persetujuan Tenant, untuk penanganan teknis dan keamanan, melalui penyedia layanan teknologi yang sah, atau apabila diwajibkan oleh hukum atau perintah yang sah dari otoritas berwenang. Kewajiban kerahasiaan tetap berlaku setelah hubungan layanan berakhir.

Pelindungan Data Pribadi

Pemrosesan Data Pribadi dilakukan sesuai peraturan perundang-undangan Republik Indonesia. Untuk data akun, administrasi langganan, dukungan, keamanan, dan hubungan langsung dengan Pengguna, Pengelola dapat bertindak sebagai Pengendali Data Pribadi sesuai konteks pemrosesannya.

Untuk Data Pribadi yang dimasukkan Tenant dalam data perkara, klien, dokumen, dan operasional kantor hukum, peran Pengelola dapat berupa Prosesor Data Pribadi sepanjang pemrosesan dilakukan atas instruksi Tenant, sedangkan penentuan tujuan dan kendali pemrosesan tetap berada pada Tenant sesuai konteks dan ketentuan hukum.

Ketentuan lebih rinci diatur dalam Kebijakan Privasi e-Litigasi.

Keamanan Sistem

Pengelola akan menerapkan langkah teknis dan organisasional yang wajar dan proporsional untuk menjaga kerahasiaan, integritas, dan ketersediaan sistem serta Data Tenant. Langkah tersebut dapat meliputi autentikasi, pembatasan hak akses, pemisahan data antar-Tenant, audit log, pengamanan basis data, pencadangan, pemantauan, dan tindakan keamanan lainnya.

Tidak ada sistem elektronik yang sepenuhnya bebas risiko. Tenant wajib turut menjaga keamanan akun, perangkat, jaringan, dan kredensial yang digunakan.

Insiden Keamanan

Apabila Pengelola mengetahui adanya insiden keamanan atau kegagalan pelindungan Data Pribadi yang menimbulkan kewajiban pemberitahuan berdasarkan hukum, Pengelola akan melakukan penanganan dan pemberitahuan sesuai jangka waktu, isi, dan tata cara yang diwajibkan oleh peraturan perundang-undangan.

Tenant wajib segera memberitahukan Pengelola apabila mengetahui atau menduga adanya akses tanpa hak, kompromi akun, kebocoran kredensial, atau insiden lain yang dapat memengaruhi keamanan e-Litigasi.

Tanggung Jawab Tenant dan Pengguna

1. menjaga keamanan akun dan kredensial;
2. menggunakan layanan sesuai kewenangan dan hukum;
3. memastikan kebenaran dan legalitas data yang dimasukkan;
4. memastikan memiliki dasar yang sah untuk memasukkan atau memproses Data Pribadi pihak lain;
5. mengatur dan mencabut hak akses internal secara tepat;
6. melakukan ekspor atau pencadangan data yang diperlukan sesuai kebutuhan operasional Tenant; dan
7. segera melaporkan dugaan penyalahgunaan atau insiden keamanan.

Paket Berlangganan

e-Litigasi dapat menyediakan satu atau lebih Paket Berlangganan dengan perbedaan jumlah Pengguna, jumlah perkara, kapasitas penyimpanan, fitur, periode layanan, dukungan, dan fasilitas lainnya. Tenant dianggap menerima ketentuan paket pada saat melakukan pembelian atau aktivasi.

Pembayaran

Tenant wajib melakukan pembayaran sesuai harga dan periode Paket Berlangganan yang dipilih. Pengelola dapat mengubah harga untuk periode berikutnya dengan pemberitahuan yang wajar.

Pembayaran yang telah dilakukan pada prinsipnya tidak dapat dikembalikan, kecuali diwajibkan oleh hukum, ditentukan lain oleh Pengelola, atau terdapat kegagalan material penyediaan layanan yang terbukti menjadi tanggung jawab Pengelola.

Ketersediaan, Pemeliharaan, dan Perubahan Layanan

Pengelola akan melakukan upaya yang wajar untuk menjaga ketersediaan e-Litigasi. Layanan dapat mengalami gangguan sementara akibat pemeliharaan, pembaruan, gangguan jaringan, gangguan penyedia infrastruktur, serangan siber, keadaan kahar, atau kondisi teknis lainnya.

Pengelola dapat melakukan pemeliharaan, pembaruan, perubahan teknis, atau penghentian sementara fitur apabila diperlukan untuk keamanan, stabilitas, kepatuhan, atau pengembangan layanan.

Penyedia Layanan Pihak Ketiga

Pengelola dapat menggunakan penyedia teknologi pihak ketiga, antara lain penyedia cloud, hosting, database, penyimpanan, autentikasi, email, notifikasi, analitik teknis, keamanan, dan layanan pendukung lainnya. Penggunaan pihak ketiga dilakukan sejauh diperlukan dan dengan memperhatikan kewajiban pelindungan data dan keamanan yang berlaku.

Larangan Penggunaan

1. menggunakan e-Litigasi untuk kegiatan yang melanggar hukum;
2. mengakses akun, data, atau Tenant lain tanpa hak;
3. mencoba menembus, menghindari, atau merusak kontrol keamanan;
4. menyebarkan malware, kode berbahaya, atau melakukan serangan terhadap sistem;
5. menggunakan akun pihak lain tanpa izin;
6. mengganggu ketersediaan atau performa layanan;
7. melakukan scraping, eksploitasi, atau reverse engineering secara tidak sah; atau
8. menggunakan layanan dengan cara yang merugikan Pengelola, Tenant lain, atau pihak ketiga.

Penangguhan dan Penonaktifan

Pengelola dapat membatasi atau menangguhkan akses apabila masa berlangganan berakhir, pembayaran belum dipenuhi, terdapat dugaan pelanggaran keamanan atau penyalahgunaan, Tenant melanggar Syarat dan Ketentuan, diwajibkan oleh hukum, atau diperlukan untuk melindungi sistem dan pengguna.

Sepanjang memungkinkan dan tidak menimbulkan risiko keamanan atau pelanggaran hukum, Pengelola akan memberikan pemberitahuan yang wajar kepada Tenant.

Berakhirnya Langganan dan Retensi Data

Apabila masa berlangganan berakhir dan tidak diperpanjang, Pengelola dapat mengubah status Tenant menjadi read-only/view-only. Selama masa retensi, Tenant dapat diberikan kesempatan untuk mengakses secara terbatas dan/atau mengekspor data sesuai fitur yang tersedia.

Data Tenant akan dipertahankan selama 90 (sembilan puluh) hari kalender setelah layanan berakhir. Setelah periode tersebut, Pengelola berhak melakukan penghapusan permanen, kecuali data tertentu wajib disimpan lebih lama berdasarkan hukum.

Pengelola akan melakukan upaya yang wajar untuk memberikan pemberitahuan sebelum penghapusan permanen. Tenant bertanggung jawab melakukan ekspor atau pencadangan yang diperlukan sebelum periode retensi berakhir.

Penghapusan Akun atas Permintaan Tenant

Tenant dapat mengajukan penutupan atau penghapusan akun. Pengelola dapat melakukan verifikasi identitas dan kewenangan pihak yang mengajukan. Penghapusan dilakukan dengan memperhatikan hak subjek Data Pribadi, kepentingan keamanan, kewajiban hukum, dan kewajiban retensi yang berlaku.

Hak Kekayaan Intelektual

Hak kekayaan intelektual atas e-Litigasi, termasuk kode sumber, perangkat lunak, desain, merek, logo, dokumentasi, struktur sistem, dan teknologi yang dikembangkan Pengelola tetap menjadi hak Pengelola dan/atau pemegang hak yang sah.

Ketentuan ini tidak mengalihkan hak atas Data Tenant kepada Pengelola.

e-Litigasi Bukan Pemberi Jasa Hukum

e-Litigasi merupakan perangkat lunak pendukung manajemen kantor hukum dan bukan pengganti pertimbangan profesional advokat. Pengelola tidak bertindak sebagai kuasa hukum, penasihat hukum, pengadilan, atau lembaga pemerintah melalui penyediaan aplikasi.

Tenant dan Pengguna tetap bertanggung jawab atas isi dokumen, keputusan profesional, strategi hukum, tenggat waktu, tindakan hukum, dan penanganan perkara masing-masing.

Pembatasan Tanggung Jawab

Sepanjang diperbolehkan oleh hukum, Pengelola tidak bertanggung jawab atas kerugian yang secara langsung disebabkan oleh kesalahan atau kelalaian Pengguna, penggunaan kredensial secara tidak sah akibat kelalaian Pengguna, informasi yang keliru yang dimasukkan Pengguna, keputusan profesional Tenant, atau keadaan di luar kendali wajar Pengelola.

Pembatasan ini tidak dimaksudkan untuk menghapus tanggung jawab Pengelola yang menurut peraturan perundang-undangan tidak dapat dikecualikan, termasuk apabila kerugian terbukti timbul karena kesalahan atau kelalaian Pengelola sesuai porsi pertanggungjawaban yang berlaku.

Keadaan Kahar

Para Pihak tidak bertanggung jawab atas keterlambatan atau kegagalan pelaksanaan kewajiban yang secara langsung disebabkan oleh peristiwa di luar kendali wajar, termasuk bencana alam, perang, kerusuhan, wabah, gangguan infrastruktur berskala luas, tindakan pemerintah, kegagalan penyedia infrastruktur yang tidak dapat dikendalikan secara wajar, atau peristiwa lain yang memenuhi ketentuan keadaan kahar.

Perubahan Syarat dan Ketentuan

Pengelola dapat memperbarui Syarat dan Ketentuan karena perubahan layanan, teknologi, keamanan, operasional, model bisnis, atau peraturan. Perubahan material akan diberitahukan melalui aplikasi, email, atau sarana komunikasi lain yang tersedia.

Apabila diperlukan, Pengguna akan diminta memberikan persetujuan ulang secara elektronik terhadap versi terbaru. Sistem dapat menyimpan versi dokumen dan waktu persetujuan sebagai bukti elektronik.

Pemberitahuan

Pemberitahuan kepada Tenant dapat disampaikan melalui aplikasi, email terdaftar, atau sarana komunikasi lain yang secara wajar digunakan dalam hubungan layanan.

Pemberitahuan kepada Pengelola dapat disampaikan melalui:

Hukum yang Berlaku dan Penyelesaian Perselisihan

Syarat dan Ketentuan ini tunduk dan ditafsirkan berdasarkan hukum Republik Indonesia.

Setiap perselisihan terlebih dahulu diselesaikan melalui musyawarah. Apabila dalam 30 (tiga puluh) hari kalender sejak pemberitahuan tertulis mengenai perselisihan tidak tercapai penyelesaian, perselisihan diselesaikan melalui pengadilan yang berwenang sesuai hukum acara dan ketentuan peraturan perundang-undangan, kecuali Para Pihak kemudian menyepakati forum lain secara tertulis.

Ketentuan Penutup

Apabila satu atau lebih ketentuan dinyatakan tidak sah atau tidak dapat dilaksanakan, ketentuan lainnya tetap berlaku sejauh diperbolehkan hukum.

Syarat dan Ketentuan berlaku sejak Pengguna memberikan persetujuan secara elektronik dan/atau menggunakan layanan.

Dengan memberikan persetujuan, Pengguna menyatakan telah membaca, memahami, dan menerima seluruh ketentuan ini tanpa paksaan dari pihak mana pun.