Kebijakan Privasi e-Litigasi

Data yang Dapat Diproses

Dalam penyelenggaraan e-Litigasi, data yang dapat diproses bergantung pada fitur yang digunakan dan data yang diberikan atau dimasukkan oleh Tenant dan Pengguna, termasuk:

1. data akun dan identitas Pengguna, seperti nama, email, nomor telepon, jabatan, atau informasi lain yang diperlukan untuk pembuatan dan pengelolaan akun;
2. informasi mengenai Tenant dan pengaturan pengguna serta hak akses;
3. data perkara, data klien, dokumen, surat, agenda, tugas, catatan, invoice, laporan, dan data operasional lain yang dimasukkan oleh Tenant atau Pengguna;
4. data aktivitas penggunaan, seperti waktu akses, aktivitas akun, audit log, dan tindakan tertentu dalam sistem;
5. informasi teknis yang secara wajar diperlukan untuk pengoperasian dan keamanan layanan, seperti informasi perangkat, browser, sesi, alamat IP, atau data teknis sejenis apabila fitur dan infrastruktur yang digunakan memang memproses informasi tersebut; dan
6. informasi yang diberikan ketika Pengguna menghubungi dukungan atau menyampaikan permintaan terkait layanan.

Tujuan Pemrosesan

Data dapat diproses sejauh diperlukan untuk:

1. membuat, mengautentikasi, dan mengelola akun serta Tenant;
2. menjalankan fitur dan fungsi e-Litigasi;
3. menyimpan, menampilkan, mengelola, dan memproses Data Tenant sesuai penggunaan layanan;
4. mengatur hak akses dan menjaga pemisahan lingkungan Tenant;
5. menjaga keamanan, mencegah penyalahgunaan, dan melakukan pencatatan aktivitas;
6. melakukan pemeliharaan, pemulihan, dan pencadangan teknis sistem;
7. memberikan dukungan teknis dan menanggapi permintaan Pengguna;
8. meningkatkan stabilitas, keamanan, dan fungsi layanan secara wajar; dan
9. melaksanakan kewajiban yang berlaku terhadap Pengelola.

Data Perkara, Klien, dan Dokumen Tenant

Data perkara, data klien, dokumen hukum, alat bukti, korespondensi, informasi keuangan, strategi penanganan perkara, dan data operasional lain yang dimasukkan oleh Tenant merupakan Data Tenant.

Tenant bertanggung jawab atas tujuan penggunaan, kebenaran, kewenangan, dan dasar yang sah untuk memasukkan atau memproses Data Tenant melalui e-Litigasi.

Pengelola tidak menjual Data Tenant dan tidak menggunakan Data Tenant untuk tujuan yang tidak berkaitan dengan penyelenggaraan, keamanan, dukungan, pemeliharaan, atau pengembangan layanan secara wajar, kecuali terdapat dasar atau kewajiban yang berlaku.

Kerahasiaan dan Akses

Pengelola memahami bahwa Data Tenant dapat mengandung informasi yang bersifat rahasia. Akses oleh Pengelola terhadap Data Tenant dibatasi sejauh diperlukan untuk penyelenggaraan layanan, dukungan teknis, keamanan, pemeliharaan, pemulihan sistem, pelaksanaan instruksi Tenant, atau pelaksanaan kewajiban yang berlaku.

Tenant bertanggung jawab mengatur siapa yang memperoleh akses di dalam lingkungan Tenant dan wajib mencabut akses Pengguna yang sudah tidak berwenang.

Penyedia Teknologi Pihak Ketiga

e-Litigasi dapat menggunakan layanan teknologi pihak ketiga untuk mendukung pengoperasian layanan, termasuk infrastruktur, hosting, database, penyimpanan, autentikasi, jaringan, email, notifikasi, keamanan, atau layanan teknologi lainnya.

Dalam kondisi tersebut, data tertentu dapat diproses melalui infrastruktur penyedia layanan tersebut sejauh diperlukan untuk menjalankan e-Litigasi.

Jenis penyedia, teknologi, dan lokasi pemrosesan dapat berubah mengikuti arsitektur dan kebutuhan teknis layanan. Pengelola akan berupaya membatasi penggunaan pihak ketiga pada kebutuhan yang relevan dengan penyelenggaraan layanan.

Keamanan Data

Pengelola akan melakukan upaya teknis dan organisasional yang wajar untuk menjaga keamanan data dan membatasi akses tanpa kewenangan.

Upaya tersebut dapat mencakup autentikasi, pengaturan hak akses, pemisahan data antar-Tenant, pencatatan aktivitas, pengamanan basis data, pencadangan teknis, pemantauan, dan mekanisme keamanan lain sesuai fitur dan infrastruktur yang digunakan.

Namun tidak ada sistem elektronik, jaringan internet, perangkat, maupun layanan pihak ketiga yang dapat dijamin sepenuhnya bebas dari risiko keamanan, gangguan, kehilangan, atau serangan.

Tenant dan Pengguna juga bertanggung jawab menjaga keamanan kredensial, perangkat, jaringan, dan akses akun masing-masing.

Penyimpanan, Retensi, dan Penghapusan

Data disimpan selama diperlukan untuk menyediakan layanan dan sesuai kebutuhan operasional, keamanan, pemulihan, penyelesaian kewajiban, atau kepentingan lain yang sah.

Apabila penggunaan layanan berakhir, akses Tenant dapat dibatasi dan Tenant dapat diberikan kesempatan untuk mengambil atau mengekspor data sesuai fitur dan kebijakan layanan yang tersedia pada saat itu.

Jangka waktu retensi dan penghapusan dapat berbeda bergantung pada jenis data, konfigurasi sistem, siklus pencadangan, kebutuhan keamanan, serta kewajiban yang berlaku.

Penghapusan data dari sistem aktif tidak selalu berarti seluruh salinan teknis atau cadangan terhapus pada saat yang sama. Salinan tersebut dapat berakhir mengikuti siklus pencadangan dan pemulihan yang berlaku.

Tenant tetap bertanggung jawab menyimpan salinan dokumen penting yang perlu dipertahankan untuk kepentingan profesional, kontraktual, administratif, atau lainnya.

Permintaan Terkait Data

Pengguna dapat mengajukan permintaan yang berkaitan dengan data pribadinya melalui sarana komunikasi yang tersedia dalam e-Litigasi.

Sebelum memenuhi suatu permintaan, Pengelola dapat melakukan verifikasi identitas, kewenangan, hubungan dengan Tenant, serta mempertimbangkan apakah data tersebut berada dalam kendali Tenant.

Apabila permintaan berkaitan dengan data perkara, data klien, atau Data Tenant yang tujuan penggunaannya ditentukan oleh Tenant, Pengelola dapat mengarahkan atau meneruskan permintaan tersebut kepada Tenant yang bersangkutan.

Pemenuhan suatu permintaan dapat dibatasi apabila penyimpanan atau pemrosesan data masih diperlukan berdasarkan kewajiban yang berlaku, keamanan, penyelesaian sengketa, pencegahan penyalahgunaan, atau alasan lain yang sah.

Data Pihak Ketiga yang Dimasukkan Tenant

Tenant dapat memasukkan data mengenai klien, pihak lawan, saksi, pegawai, kuasa hukum, atau pihak lainnya dalam penggunaan e-Litigasi.

Tenant bertanggung jawab memastikan bahwa pemasukan dan penggunaan data pihak ketiga tersebut dilakukan berdasarkan kewenangan atau dasar yang sah.

Pengelola tidak berkewajiban melakukan pemeriksaan substantif terhadap kewenangan Tenant atas setiap data yang dimasukkan.

Cookie, Sesi, dan Teknologi Serupa

e-Litigasi dapat menggunakan cookie, token sesi, penyimpanan lokal, atau teknologi serupa yang diperlukan untuk login, autentikasi, keamanan, preferensi pengguna, dan fungsi teknis aplikasi.

Apabila di kemudian hari digunakan teknologi tambahan untuk tujuan yang berbeda, Kebijakan Privasi ini dapat diperbarui sesuai praktik layanan yang sebenarnya.

Perubahan Kebijakan Privasi

Pengelola dapat memperbarui Kebijakan Privasi dari waktu ke waktu untuk menyesuaikan perubahan fitur, teknologi, keamanan, praktik pemrosesan, atau kebutuhan layanan.

Apabila perubahan bersifat material, Pengelola dapat memberikan pemberitahuan melalui aplikasi atau sarana komunikasi yang tersedia.

Versi Kebijakan Privasi dan waktu pemberlakuannya dapat dicatat oleh sistem untuk kepentingan administrasi dan pembuktian.

Hubungan dengan Syarat dan Ketentuan

Hal-hal mengenai penggunaan akun, tanggung jawab Tenant, keluaran sistem, jadwal dan notifikasi, pencadangan, layanan pihak ketiga, pembatasan tanggung jawab, penghentian layanan, serta ketentuan penggunaan lainnya diatur lebih lanjut dalam Syarat dan Ketentuan Penggunaan e-Litigasi.

Apabila terdapat perbedaan pengaturan, Kebijakan Privasi ini digunakan untuk menjelaskan praktik pemrosesan data, sedangkan Syarat dan Ketentuan digunakan untuk mengatur penggunaan Layanan, sepanjang tidak bertentangan dengan ketentuan yang berlaku.